Kërkesë për Kuotim (Alb/Eng)

Tema: Kërkesë për Kuotim

Dizajnimi dhe zhvillimi i Sistemit Informativ për Menaxhimin e Buxhetit, Financave, të Ardhurave dhe Pasurive Jo-financiare (MBFAPJF) dhe Sistemit Informativ të Menaxhimit të Burimeve Njerëzore (SIMBNJ) për Këshillin Gjyqësor të Kosovës

Rreth Programit të Bashkimit Evropian për Sektorin e Drejtësisë në Kosovë

“Programi i Bashkimit Evropian për Sektorin e Drejtësisë në Kosovë” është projekt i financuar nga BE-ja që zbatohet nga konsorciumi i përbërë nga Fondacioni Gjerman për Bashkëpunim Juridik Ndërkombëtar (IRZ), Qendra për Bashkëpunim Juridik Ndërkombëtar (CILC) dhe Ministria e Drejtësisë dhe Administratës Publike e Kroacisë. Projekti synon të mbështesë reformat në sektorin e drejtësisë në Kosovë sipas standardeve evropiane dhe atyre ndërkombëtare.

Programi i Bashkimit Evropian për Sektorin e Drejtësisë në Kosovë shpall Kërkesë për Kuotim për dizajnimin dhe zhvillimin i Sistemit Informativ për Menaxhimin e Buxhetit, Financave, të Ardhurave dhe Pasurive Jo-financiare (MBFAPJF) dhe Sistemit Informativ të Menaxhimit të Burimeve Njerëzore (SIMBNJ) për Këshillin Gjyqësor të Kosovës, në pajtim me Termat e Referencës ku janë specifikuar detyrat e hollësishme, kudhtet dhe afaet kohore për shërbimin e kërkuar.

Ju lutemi vini re se kontrata e cila do lidhet si rezultat i procedurës së prokurirmit, do të jetë marrëveshje tre-palëshe, e cila do të nënshkruhet në mes të EUKOJUST, Këshillit Gjyqësor të Kosovës dhe kompanisë së përzgjedhur

Në mënyrë që të kualifikoheni për ofertim, duhet të dorëzoni dokumentet e mëposhtme:

- Certifikatën e numrit unik identifikues të biznesit

- Certifikatën e TVSh-së, në rast se aplikohet

Gjithashtu, ju njoftojmë se në një rast të tillë do t'ju kërkohet të dorëzoni dokumentin në vijim, brenda tre ditëve pune sipas kërkesës:

- Vërtetimin Tatimor, si dëshmi se kompania juaj nuk ka obligime tatimore.

Nëse ofertuesit kanë borxhe ndaj ATK-së dhe marrëveshje përkatëse me ATK-në për shlyerjen e këtyre borxheve me këste, ndërsa pagesat janë kryer sipas kësaj marrëveshjeje, ofertuesi do të konsiderohet i kualifikuar në këtë procedurë të prokurimit.

Gjithashtu, me rastin e dorëzimit të ofertës, kompania juaj pajtohet se nuk gjendet në ndonjërën nga situatat e përmendura më poshtë:

• në falimentim, në procedurë të likuidimit ose shpërbërjes, pasuritë e saj administrohen nga një likuidues ose nga një gjykatë, është në një marrëveshje me kreditorët, afarizmi i saj është pezulluar ose është në ndonjë situatë të ngjashme që lind nga një procedurë e ngjashme e paraparë me legjislacionin e Bashkimit Evropian ose atë vendor;
• kompania është fajtore për shkelje të rëndë profesionale, duke shkelur ligjet ose rregulloret e zbatueshme ose standardet etike të profesionit të cilit i përket kompania, ose duke u përfshirë në ndonjë sjellje të gabuar që ka ndikim në besueshmërinë e saj profesionale kur një sjellje e tillë tregon qëllim të gabuar ose neglizhencë e rëndë;
• kompania është fajtore për mashtrim/korrupsion/sjellje në lidhje me një organizatë kriminale/pastrim parash ose financim terrorist/vepra terroriste ose vepra të lidhura me veprimtari terroriste/punë të fëmijëve ose vepra të tjera në lidhje me trafikimin e qenieve njerëzore;
• ka treguar mangësi të konsiderueshme në përmbushjen e detyrimeve kryesore, në ekzekutimin e një kontrate ose një marrëveshjeje të financuar nga buxheti i BE-së, e cila ka çuar në ndërprerjen e saj të parakohshme ose në zbatimin e dëmeve të likuiduara ose ndëshkimeve të tjera kontraktuale, ose që janë zbuluar pas kontrolleve,  auditimeve ose hetimeve nga një autoritet kontraktues, Zyra Evropiane Kundër Mashtrimit (OLAF) ose Gjykata e Auditorëve;
• kompania ka krijuar një njësi ekonomike nën një juridiksion tjetër, me synimin për të anashkaluar detyrimet fiskale, shoqërore ose ndonjë detyrim tjetër ligjor në juridiksionin e zyrës saj të regjistruar, administratës qendrore apo selisë qendrore të biznesit.

BURIMET NJERËZORE

Kompania tenderuese duhet të përfaqësojë një strukturë organizative të qëndrueshme dhe të sigurojë staf të mjaftueshëm për qëllime të zbatimit të projektit. Në propozim duhet të përfshihen dëshmitë e kualifikimeve përkatëse universitare ose profesionale për personelin e propozuar për këtë projekt.

Kërkesat minimale për stafin:

1. Analist (minimumi 1) – i diplomuar në TI ose kualifikim të ngjashëm me çertifikim profesional përkatës në këtë fushë dhe jo më pak se 5 vjet përvojë pune në këtë fushë.
2. Dizajner i ndërfaqes së përdoruesit (user-interface) (minimumi 1) - i diplomuar në TI ose kualifikim të ngjashëm me çertifikim profesional përkatës në fushë dhe jo më pak se 5 vjet përvojë pune në këtë fushë.
3. Projektues softuerësh (minimumi 1) - i diplomuar në TI ose kualifikim të ngjashëm me certifikim profesional përkatës në këtë fushë dhe jo më pak se 5 vjet përvojë pune në këtë fushë.
4. Zhvillues softuerësh (minimumi 2) - i diplomuar në TI ose kualifikim të ngjashëm me certifikim profesional përkatës në këtë fushë dhe jo më pak se 5 vjet përvojë pune në këtë fushë.
5. Arkitekt i softuerit/bazës së të dhënave (1) - i diplomuar në IT ose kualifikim të ngjashëm me certifikim profesional përkatës në këtë fushë dhe jo më pak se 5 vjet përvojë pune në këtë fushë.
6. Menaxher projekti (1) – profesionist me përvojë në menaxhimin e projekteve në fushën e sistemeve TI ose të ngjashme me certifikim profesional përkatës në këtë fushë (p.sh. PMP, CAPM, ITIL, PRINCE2, etj.) me jo më pak se 5 vjet përvojë pune.
7. Ekspert(ë) për buxhetin, financat dhe burimet njerëzore (minimumi 1 për buxhetin dhe financat dhe 1 për burimet njerëzore) – profesionistë të lartë me të paktën 5 vjet përvojë në fushën përkatëse.

DOKUMENTET QË DUHET TË PËRFSHIHEN NË PROPOZIM

Nëse keni kualifikimet e kërkuara dhe jeni të interesuar për këtë kontratë, ju lutemi paraqisni:

• Një propozim që përshkruan zgjidhjet teknike dhe metodologjinë përkatëse;
• CV-të, kopjet e diplomave dhe certifikatave profesionale për anëtarët e ekipit të zhvillimit të propozuar për pozicionet e renditura në seksionin e mëparshëm.

CV-ja duhet të përmbajë të dhëna të qarta dhe të plota. Kualifikimet universitare ose certifikatat profesionale, të dhënat për përvojën e punës, afatet, projektet e rëndësishme (emri i projektit, përshkrimi i shkurtër i projektit ose biznesit, kostoja financiare dhe kohëzgjatja, etj).

• Masat teknike dhe organizative
• Referencat e përvojave të mëparshme të ngjashme (minimumi 2 referenca).
• Një propozim financiar për kryerjen e punës.

Afati kohor dhe pagesa

Pagesa do të bëhet me pranimin e produkteve nga KGJK-ja.

PROCESI I VLERËSIMIT DHE PËRZGJEDHJES

Dorëzimet do të vlerësohen duke marrë parasysh kriteret e mëposhtme të vlerësimit: Kriteret e Vlerësimit – A. Pikët e peshës së ofertës teknike (maksimumi 70%) dhe B. Pikët e peshës së ofertës financiare (maksimumi 30%) si më poshtë:

1. Pesha në përqindje e pikëve të ofertës teknike (maksimumi 70%)

1. Organizimi dhe metodologjia (75 pikë)

- Arsyetimi (30 pikë)

- Strategjia (20 pikë)

- Funksioni Back-Up (10 pikë)

- Orari i aktiviteteve (15 pikë)

1. Kapaciteti dhe lista e stafit           (25 pikë)

     Gjithsej          (100 pikë)

Kriteret minimale për një ofertues të suksesshëm për pikët e ofertës teknike janë 75.

1. Pesha në përqindje e pikëve të ofertës financiare (maksimumi 30 %)

Totali i peshës së pikëve në % = A+B

Ju lutemi të informoheni se Marrëveshja për Përpunimin e të Dhënave duhet të lidhet pas njoftimit për dhënien e kontratës.

JU LUTEM, KINI PARASYSH SE KY NUK ËSHTË NJË URDHËR BLERJEJE

Programi i Bashkimit Evropian për Sektorin e Drejtësisë në Kosovë rezervon të drejtën për dhënie të kontratës pa diskutim (negocim), bazuar në propozimet fillestare.

BUXHETI

Buxheti maksimal i disponueshëm për këtë kontratë është  90,000.00 €.

ÇMIMI

Çmimi i propozuar i ofertuesit duhet të përfshijë TVSH-në (në rast se aplikohet), por ju lutem të keni parasysh që Programi i Bashkimit Evropian për Sektorin e Drejtësisë në Kosovë, si projekt i financuar nga BE-ja, është i liruar nga pagesa e TVSH-së në bazë të paragrafit 2.1 të nenit 30 dhe paragrafit 3.1 të nenit 33 të Ligjit Nr. 05/L-037 për TVSH-në.

VLEFSHMËRIA E TENDERIT

Kuotimi juaj duhet të jetë i vlefshëm për 90 ditë pas mbylljes së afatit për dorëzimin e ofertave.

Kërkesa për Termat e Referencës dhe çdo kërkesë tjetër për informacion dhe sqarime duhet të drejtohen vetëm me shkrim, në adresat e mëposhtme të emailit: procurement@eukojust.eu, duke kopjuar në email: sara.seferi@eukojust.eu, rondinella.gashi@eukojust.eu, ahmeti@irz.de dhe schmieder@irz.de, më së voni deri më 27 qershor 2023, ditë e martë.

DATA/KOHA E MBYLLJES

Propozimet duhet të dorëzohen tek kontaktet e mësipërme në format pdf, me temën: Kërkesë për Kuotim për dizajnimin dhe zhvillimin i Sistemit Informativ për Menaxhimin e Buxhetit, Financave, të Ardhurave dhe Pasurive Jo-financiare (MBFAPJF) dhe Sistemit Informativ të Menaxhimit të Burimeve Njerëzore (SIMBNJ) për Këshillin Gjyqësorin të Kosovës, më së voni deri më 11 korrik 2023, ditë e martë,  ora 23:59.

SHËNIM: Në rast të mospërputhshmërisë së versioneve në gjuhën shqipe dhe angleze të kësaj Kërkese për Kuotim, mbizotëron versioni në gjuhën angleze.

Prishtinë 30/05/2023
Ref. No. RfQ 02-05/23

Subject: Request for quotation

Design and Development of the Budget, Finance, Revenue and Non-financial Assets Management Information System (BFRAMIS) and Human Resources Management Information System (HRMIS) for Kosovo Judicial Council

About European Union Kosovo Justice Sector Programme

“European Union/Kosovo Justice Sector Programme” is an EU-funded project implemented by a consortium consisting of the German Foundation for International Legal Cooperation (IRZ), Centre for International Legal Cooperation (CILC), and the Ministry of Justice and Public Administration of Croatia. The project seeks to support the reforms of the Kosovar justice sector in line with European and international standards.

European Union/ Kosovo Justice Sector Programme is requesting the quotation for Design and Development of the Budget, Finance, Revenue and Non-financial Assets Management Information System (BFRAMIS) and Human Resources Management Information System (HRMIS) for Kosovo Judicial Council, in accordance with the Terms of Reference for the service required, where detailed tasks, requirements and timelines are provided.

Please note that the contract to be concluded as a result of this procurement procedure, will be a tri-party agreement, to be signed between EUKOJUST, Kosovo Judicial Council and the selected company.

To be eligible to bid, the following documents are required:

• Business Unique Identification Number Certificate.
• VAT Certificate, if applicable.

In addition, please be informed that in case your company is selected for contract award, you will be required to submit the following document, within three working days upon request:

• Tax Certificate, as proof that your company has no outstanding tax obligations.

If the bidders have debts towards KTA, but they have an agreement with KTA  for payment of those debts in installments, whereas the payments are executed according to such agreement, the bidder will be considered eligible in this procurement procedure.

Furthermore by submitting an offer your company gives a consent that it is not in any of the following situations:

• it is bankrupt, it is subject to insolvency or winding-up procedures, its assets are being administered by a liquidator or by a court, it is in an arrangement with creditors, its business activities are suspended or it is in any analogous situation arising from a similar procedure provided for under Union or national law.
• the company is guilty of grave professional misconduct by having violated applicable laws or regulations or ethical standards of the profession to which the company belongs, or by having engaged in any wrongful conduct which has an impact on its professional credibility where such conduct denotes wrongful intent or gross negligence;
• the company is guilty of the fraud / corruption / conduct related to a criminal organization / money laundering or terrorist financing / terrorist offences or offences linked to terrorist activities/ child labour or other offences concerning trafficking in human beings.
• it has shown significant deficiencies in complying with the main obligations in the performance of a contract or an agreement financed by the Union’s budget, which has led to its early termination or to the application of liquidated damages or other contractual penalties, or which has been discovered following checks, audits or investigations by a contracting authority, the European Anti-Fraud Office (OLAF) or the Court of Auditors;
• the company has created an entity under a different jurisdiction with the intent to circumvent fiscal, social or any other legal obligations in the jurisdiction of its registered office, central administration, or principal place of business.

HUMAN RESOURCES

The tendering company shall represent a sustainable organizational structure and ensure sufficient staff for purposes of project implementation.  Proofs of relevant university or professional qualifications for the staf proposed for this project, must be included in the proposal.

Minimum requirements for staff:

1. Analysts (minimum 1) –graduated in IT or similar with relevant professional certification on the field and not less then 5 years of working experience in the field.

1. User-interface designer (minimum 1)- graduated in IT or similar with relevant professional certification on the field and not less then 5 years of working experience in the field.  
2. Software designer (minimum 1)- graduated in IT or similar with relevant professional certification on the field and not less then 5 years of working experience in the field.  
3. Software developer (minimum 2)- graduated in IT or similar with relevant professional certification on the field  and not less then 5 years of working experience in the field.  
4. Software/Database architect (1) - graduated in IT or similar with relevant professional certification on the field and not less then 5 years of working experience in the field.  
5. Project manager (1) – experienced project management professional in the field of IT systems or similar with relevant professional certification on the field (e.g. PMP, CAPM, ITIL, PRINCE2, etc.) with not less than 5 years of working experience
6. Budget, finance and human resources expert(s) (minimum 1 for budget and finance and 1 for human resources) – senior professionals with at least 5 years experience in relevant field.

DOCUMENTS TO BE INCLUDED IN THE PROPOSAL

If you have the required qualifications and are interested in this contract, please submit:  

• A proposal describing the technical solutions and respective methodology;;
• CVs, copies of diplomas and professional certificates for the members of development team proposed for the positions listed in the previous section.

CV shall contain clear and complete data. University qualifications or professional certifications, data on working experience, deadlines, important projects (name of the project, short description of the project or business, financial cost, and duration etc).

• Technical and Organisational Measures
• References of previous similar experiences (minimum 2 references).
• A financial proposal to address the work.

PAYMENT SCHEDULE AND TIMELINE

Payment shall be done upon acceptance of the deliverables by the KJC.

EVALUATION AND SELECTION PROCESS

Submissions will be evaluated in consideration of the following evaluation criteria: Evaluation Criteria – A. Technical offer weight points (max. 70%) and B. Financial offer weight points (max. 30%) as following:

1. Technical offer weight points (Max. 70%)

1. Organization and methodology (75 points)

• Rationale (30 points)
• Strategy (20 points)
• Backup-up function (10 points)
• Timetable activities (15 points)

1. Capacity & List of staff (25 points)

Total (100 points)

The minimum criteria for a succesfull Bidder for technical offer points is 75.

1. Financial offer weight points (Max. 30 %)

Total weight points (%) = A+B

Please be informed that the Data Processing Agreement must be concluded upon contract award notice.

PLEASE NOTE THAT THIS IS NOT A PURCHASE ORDER

European Union Kosovo Justice Sector Programme reserves the right to award the contract without discussion (negotiation) based upon the initial proposals.

BUDGET

The maximum budget available for this contract is 90,000.00 €.

PRICE

The Offeror's proposed price should include the VAT (if applicable), but please be informed that the European Union Kosovo Justice Sector Programme as an EU funded project, is exempted from paying VAT according to subparagraph 2.1 of Article 30 of Law No.05/L-037 on VAT and pursuant on sub-paragraph 3.1 of Article 33 of Law No.05/L-037 on VAT.  

TENDER VALIDITY

Your quotation must be valid for 90 days after the closure of the deadline for submission of offers.

Request for Terms of Reference, and any other request for information and clarifications are to be directed in written only, to the following email addresses: procurement@eukojust.eu, cc: sara.seferi@eukojust.eu, rondinella.gashi@eukojust.eu, ahmeti@irz.de and schmieder@irz.de, at latest until Tuesday, 27^th June, 2023.

DATE/TIME OF CLOSURE

Proposals should be submitted to the contacts above in pdf format, with the subject line: Design and Development of the Budget, Finance, Revenue and Non-financial Assets Management Information System (BFRAMIS) and Human Resources Management Information System (HRMIS) for Kosovo Judicial Council, at latest by Tuesday, 11^th July, 2023, at 23:59.

NOTE: In case of any discrepancy between the English and Albanian versions of this Request for Quotation, the English version shall prevail.