Kontakti
Copyright © 2022
KosovaJob LLC

Zyrtar/e i/e i Lartë për Administratë dhe Prokurim (ALB/SRB)

Fondacioni Kosovar për Shoqëri Civile
Shikime
Kategoria
Skadon
Orari
Lokacioni
	 	 

Mundësi Punësimi: Zyrtar/e i/e i Lartë për Administratë dhe Prokurim

Pozita

Zyrtar/e i/e i Lartë për Administratë dhe Prokurim

Periudha e punësimit (Prej – Deri)

Qershor/korrik 2022

Dhjetor 2023 (me mundësi vazhdimi)

Për KCSF-në
Fondacioni Kosovar për Shoqëri Civile (KCSF), është organizatë udhëheqëse në përkrahjen e nismave qytetare në Kosovë që nga viti 1998. KCSF ofron fonde për shoqërinë civile nëpërmjet mekanizmave e sistemeve të avancuara të dhënies së granteve, ndërton kapacitete e dije për sektorin nëpërmjet Qendrës së KCSF-së, si dhe mbron dhe shtyn përpara hapësirën për qytetari dhe ambientin e veprimit të shoqërisë civile në Kosovë dhe më gjerë, nëpërmjet hulumtimit të politikave, avokimit dhe mobilizimit të sektorit. KCSF beson që një shoqëri civile e fuqishme me përfshirje të vërtetë të qytetarëve në punën e vet është element kyç për një qeverisje gjithëpërfshirëse, transparente dhe llogaridhënëse, e që kontribuon në shndërrimin e Kosovës në një shoqëri demokratike me perspektivë të integrimit europian dhe me një situate të avancuar socio-ekonomike.

KCSF kërkon : Zyrtar/e të Lartë për Administratë dhe Prokurim për punësim me orar të plotë.

Për pozitën
Zyrtari/ja i/e lartë për Administratë dhe Prokurim, në bashkëpunim të ngushtë me Drejtoren për Administratë dhe Financa, do të jetë përgjegjës/e për udhëheqjen e proceseve kryesore administrative të KCSF-së që kanë të bëjnë me prokurimin e mallrave dhe shërbimeve, si dhe kontratave me furnitorë dhe konsulentë, duke siguruar respektimin e plotë të të gjitha procedurave të brendshme të KCSF-së, të donatorëve dhe legjislacionit në fuqi. Në këto detyra, zyrtari/ja do të ketë rol udhëheqës, mbikëqyrës, koordinues dhe zbatues, varësisht nga detyrat dhe proceset specifike.
Gjithashtu, zyrtari/ja i/e lartë për Administratë dhe Prokurim do të ketë rol koordinues dhe ndihmës në procesin e rekrutimit të stafit të KCSF-së, duke siguruar përkrahje administrative për komisionet vlerësuese, duke ndihmuar dhe udhëzuar në vazhdimësi për përdorimin e proceseve, formularëve dhe procedurave të duhura dhe arkivimin e duhur të tyre, si dhe komunikimin me aplikues. Zyrtari/ja do të ketë rol të ngjashëm edhe në procesin e vlerësimit të rregullt të performancës së stafit të KCSF-së, duke siguruar përkrahje administrative për mbikëqyrësit në vlerësimin e performancës për vartësit e tyre.
Si pjesë e rëndësishme e Departamentit të Administratës dhe Financave, nga zyrtari/ja i/e lartë për Administratë dhe Prokurim pritet rol proaktiv në përcjelljen e vazhdueshme të proceseve, analizimin dhe identifikimin e problemeve në fushat e veta të përgjegjësisë, përcjelljen e trendëve të zhvillimit të këtyre fushave dhe propozimin e rekomandimeve për përmirësim, si dhe përcjelljen e legjislacionit relevant për të siguruar që puna administrative e KCSF-së është në përputhje të plotë me obligimet ligjore dhe praktikat më të mira vendore e ndërkombëtare.
Zyrtari/ja i/e Administratës dhe Prokurimit do t’i ketë këto detyra dhe përgjegjësi:

  • Udhëheq dhe zbaton aktivitetet e prokurimit të KCSF-së, në përputhje me Rregulloren dhe procedurat e prokurimit, përfshirë:
    • koordinimin dhe mirëmbajtjen e rregullt të planeve mujore të prokurimit,
    • analizimin e vazhdueshëm të aktiviteteve të prokurimit të KCSF-së, identifikimin e çështjeve kryesore, si dhe përmirësimin dhe zhvillimin e dokumenteve, proceseve e procedurave të prokurimit të KCSF-së,
    • udhëzimin dhe trajnimin e stafit,
    • ndihmën e drejtpërdrejtë dhe mbikëqyrjen në përgatitjen e dosjeve të prokurimit,
    • shërbimet e përgjithshme administrative për komisionet vlerësuese të prokurimit,
    • komunikimin me ofertues, nga shpalljet publike deri te nënshkrimi i kontratës,
    • verifikimin e zbatimit të duhur të procedurave të prokurimit për të gjitha blerjet dhe shërbimet e KCSF-së,
    • mirëmbajtjen e dokumentacionit të plotë të prokurimit;
  • Udhëheq përgatitjen dhe mbikëqyrjen e zbatimit të kontratave për shërbime të KCSF-së, në përputhje me Rregulloret e brendshme, legjislacionin në fuqi dhe praktikat më të mira, përfshirë:
    • mirëmbajtjen e rregullt të sistemit të kontratave për blerje dhe shërbime të KCSF-së,
    • analizimin e vazhdueshëm të proceseve të kontraktimit të blerjeve dhe shërbimeve të jashtme të KCSF-së, identifikimin e çështjeve kryesore, si dhe përmirësimin dhe zhvillimin e dokumenteve, proceseve e procedurave të kontraktimit të KCSF-së,
    • përgatitjen e kontratave për blerje dhe shërbime,
    • mbikëqyrjen e zbatimit të duhur të aspekteve procedurale të kontratave të KCSF-së, përfshirë kushtet e pagesës, afatet, furnitorët, etj.,
    • mirëmbajtjen e rregullt të profileve të furnitorëve dhe kontraktorëve të KCSF-së;
  • Ndihmon në zbatimin e procedurave të rekrutimit të stafit të KCSF-së, në përputhje me Rregulloren dhe procedurat e rekrutimit, përfshirë:
    • mirëmbajtjen e rregullt të sistemit të rekrutimit të stafit të KCSF-së,
    • analizimin e vazhdueshëm të proceseve të rekrutimit të stafit të ri të KCSF-së, identifikimin e çështjeve kryesore, si dhe përmirësimin dhe zhvillimin e dokumenteve, proceseve e procedurave të rekrutimit të KCSF-së,
    • përgatitjen e dokumentacionit standard për shpalljet për pozita të lira,
    • udhëzimet e përgjithshme dhe ndihmën e drejtpërdrejtë për komisionet vlerësuese të rekrutimit,
    • komunikimin me aplikues, nga shpalljet publike deri te nënshkrimi i kontratës së punës,
  • prezantimet fillestare të përgjithshme për stafin e ri,
  • mirëmbajtjen e dokumentacionit të plotë të proceseve të rekrutimit;
  • Përcjellë zhvillimet në legjislacionin relevant në Kosovë për prokurim, punë dhe çështje tjera të administratës dhe siguron interpretimin dhe përfshirjen e duhur në dokumentet dhe praktikat e punës të KCSF-së;
  • Përcjellë trendët e zhvillimit në fushat relevante dhe propozon zgjidhje për përmirësim të dokumenteve, procedurave e praktikave të KCSF-së;
  • Koordinon dhe udhëzon kolegët për procesin e vlerësimit të rregullt të performancës së stafit, në përputhje me Rregulloret e brendshme;
  • Ndihmon në zbatimin e detyrave tjera administrative të KCSF-së;

Kandidatët(et) e interesuar(a) duhet të kenë kualifikimet dhe kompetencat e mëposhtme:

  • Diplomë e studimeve bazike (Bachelor) në drejtësi, ekonomi ose degë të ngjashme të ndërlidhura me pozitën, ose minimalisht 5 vite përvojë relevante në mungesë të shkollimit të lartë;
  • Njohuri të avancuar të fushës së prokurimit dhe përvojë paraprake në menaxhimin e kontratave me furnitorë e konsulentë të jashtëm;
  • Njohuri të avancuar të legjislacionit të nevojshëm për kryerjen e detyrave të pozitës, me theks në legjislacionin e punës;
  • Përvojë në punë të administratës, me preferencë në organizata të shoqërisë civile;
  • Aftësi për identifikim të problemeve dhe ofrim të zgjidhjeve;
  • Aftësi të shkëlqyera të koordinimit, analitike dhe organizative;
  • Aftësi të shkëlqyera në programet kompjuterike, sidomos Word dhe Excel;
  • Gatishmëri për t’u avancuar profesionalisht, përfshirë në sisteme softuerike;
  • Aftësi të mira të komunikimit në gjuhën shqipe dhe angleze, ndërsa aftësitë e njëjta në gjuhën serbe do të konsiderohen përparësi.

Përderisa kualifikimet e mësipërme janë obligative, preferohet që kandidatët(et) të kenë edhe:

  • Certifikime profesionale në prokurim;
  • Përvojë me punë në sisteme softuerike të prokurimit, administratës dhe/ose burimeve njerëzore;
  • Leje të vozitjes – Kategoria B.

Dokumentet e nevojshme për aplikim janë:

  • CV
  • Letër motivimi

Dokumentet e lartshënuara duhet të dërgohen në e-mail adresën aplikimi@kcsfoundation.org deri më 27 maj 2022. Nё fazёn e parё tё aplikimit, nuk kёrkohet dёrgimi i asnjё informate apo dokumenti shtesё.


Siguria e të dhënave dhe parimet e privatësisë janë të rëndësishme për ne. Të dhënat tuaja do t’i trajtojmë me konfidencialitet të plotë.


KCSF synon që të angazhojë Zyrtarin (en) e e Administratës dhe Prokurimit, duke filluar prej muajit qershor ose korrik 2022. Ambienti, kushtet e punës dhe pagesa janë të shkëlqyeshme, ndërsa pagesa e saktë vendoset varësisht nga kandidati(ja) i/e përzgjedhur.


Vetëm kandidatët(et) e përzgjedhur(a) në listën e ngushtë do të kontaktohen. Varësisht nga cilësia e aplikacioneve dhe numri i kandidatëve(eve) të përzgjedhur(a) në listën e ngushtë, KCSF mund të kërkojë nga kandidatët(et) e listës së ngushtë t’i nënshtrohen testeve dhe/ose intervistave shtesë.
Në mungesë të aplikacioneve të përshtatshme, KCSF mban të drejtën që të mos përzgjedhë asnjë nga kandidatët(et) e paraqitur(a).


KCSF është organizatë e cila e vlerëson diversitetin brenda stafit, përkushtohet për mos-diskriminim dhe siguron trajtim të barabartë të të gjithë kandidatëve e kandidateve gjatë procedurës së rekrutimit, pa paragjykime, pavarësisht nga gjinia, raca, feja, mosha, përkatësia kombëtare, orientimi seksual, gjendja martesore, vendbanimi, nevojat e veçanta apo ngjyra.


Mogućnost Zapošljavanja: viši/a službenik/ca za Administraciju i Nabavke

Pozicija

Viši/a službenik/ca za administraciju i nabavke

Period zaposlenja (od - do)

Jun/jul 2022

Decembar  2023 (uz mogućnost produženja)

O KCSF-u
Kosovska Fondacija za Civilno Društvo (KCSF), je vodeća organizacija u podršci građanskim inicijativama na Kosovu od 1998. KCSF obezbeđuje finansiranje civilnog društva kroz napredne mehanizme i sisteme dodele grantova, izgrađuje kapacitete i znanje za sektor preko  KCSF Centra, kao i štiti i promoviše prostor za građanstvo i okruženje delovanja civilnog društva na Kosovu i šire, kroz istraživanje politika, zagovaranja i mobilizaciju sektora. KCSF veruje da jedno snažno civilno društvo sa stvarnim učešćem građana u svom radu je ključni element za sveobuhvatno, transparentno i odgovorno upravljanje koja doprinosi transformaciji Kosova u demokratsko društvo sa perspektivom evropskih integracija i naprednom društveno- ekonomskom stanju.

KCSF traži: Viši/a službenik/ca za administraciju i nabavke sa punim radnim vremenom.

O poziciji

Viši/a službenik/ca za administraciju i nabavke, u bliskoj saradnji sa Direktoricom Administracije i Finansija, biće odgovoran za vođenje glavnih administrativnih procesa KCSF-a koji se odnose na nabavku robe i usluga, kao i ugovore sa dobavljačima i konsultantima, obezbeđujući punu usklađenost sa svim internim procedurama KCSF-a, donatora i zakonodavstva na snazi. U tim zadacima, službenik će imati vodeću, nadzornu, koordinirajuću i primenljivu ulogu, u zavisnosti od specifičnih zadataka i procesa.

Takođe, viši/a službenik/ca za Administraciju i Nabavke će imati ulogu koordinacije i podrške u procesu angažovanja osoblja KCSF-a, pružajući administrativnu podršku komisijama za procenu, pomažući i kontinuirano usmeravajući upotrebu procesa, odgovarajućih obrazaca i procedura i njihovo pravilno arhiviranje, kao i komunikacijom sa podnosiocima zahteva. Službenik/ca će imati sličnu ulogu u procesu redovnog ocenjivanja učinka osoblja KCSF, pružajući administrativnu podršku nadređenima u ocenjivanju učinka njihovih podređenih.

Kao važan deo Odeljenja za Administraciju i Finansije, očekuje se da visoki/a službenik/a za administraciju i nabavke igra proaktivnu ulogu u kontinuiranom praćenju procesa, analizi i identifikaciji problema u svojim oblastima odgovornosti, praćenju trendova razvoja ovih procesa, i predlaganje preporuka za poboljšanje, kao i praćenje relevantnog zakonodavstva kako bi se osiguralo da je administrativni rad KCSF-a u potpunosti u skladu sa zakonskim obavezama i najboljom domaćom i međunarodnom praksom.

Službenik/ca za administraciju i nabavke će imati ove dužnosti i odgovornosti:

  • Upravlja i sprovodi aktivnosti nabavke KCSF-a, u skladu sa Uredbom i procedurama nabavke, uključujući:
    • redovnu koordinaciju i održavanje mesečnih planova nabavki,
    • kontinuiranu analizu aktivnosti nabavke KCSF-a, identifikaciju ključnih pitanja, kao i poboljšanje i razvoj dokumenata, procesa i procedura nabavke KCSF-a,
    • smernice i obuku osoblja,
    • direktnu pomoć i nadzor u pripremi dosijea nabavke,
    • opšte administrativne usluge za komisije za procenu nabavki,
    • komunikacija sa dobavljača, od javnog objavljivanja do potpisivanja ugovora,
    • proveravanje pravilnog sprovođenja procedura nabavke za sve nabavke i usluge KCSF-a,
    • održavanje kompletne dokumentacije nabavke;
  • Upravlja pripremom i nadzorom nad sprovođenjem ugovora o uslugama KCSF-a, u skladu sa internim propisima, važećim zakonodavstvom i najboljom praksom, uključujući:
    • redovno održavanje sistema ugovora za nabavke i usluge KCSF,
    • kontinuirana analiza procesa i usluga eksternih nabavki KCSF-a, identifikacija ključnih pitanja, kao i poboljšanje i razvoj dokumenata, procesa i procedura KCSF-a,
    • priprema ugovora za nabavke i usluge,
    • nadzor pravilnog sprovođenja proceduralnih aspekata ugovora KCSF-a, uključujući uslove plaćanja, rokove, dobavljače, itd.,
    • redovno održavanje profila dobavljača i izvođača KCSF-a;
  • Pomaže u sprovođenju procedura regrutovanja osoblja KCSF-a, u skladu sa Uredbom i procedurama regrutovanja, uključujući:
    • redovno održavanje sistema za zapošljavanje osoblja KCSF-a,
    • kontinuirana analiza procesa regrutovanja novog osoblja KCSF-a, identifikacija ključnih pitanja, kao i poboljšanje i razvoj dokumenata, procesa i procedura zapošljavanja KCSF-a,
    • priprema standardne dokumentacije za slobodna radna mesta,
    • opšte smernice i direktna pomoć komisijama za procenu zapošljavanja,
    • komunikacija sa podnosiocem prijave, od javnog oglašavanja do potpisivanja ugovora o radu,
    • početne opšte prezentacije za novo osoblje,
    • održavanje kompletne dokumentacije procesa zapošljavanja;
  • Prati razvoj relevantnog zakonodavstva na Kosovu za nabavku, rad i druga pitanja administracije i obezbeđuje pravilno tumačenje i uključivanje u dokumente i prakse KCSF-a;
  • Prati razvojne trendove u relevantnim oblastima i predlaže rešenja za poboljšanje dokumenata, procedura i praksi KCSF-a;
  • Koordinira i usmerava kolege u procesu redovne procene učinka zaposlenih, u skladu sa internim aktima;
  • Pomaže u sprovođenju drugih administrativnih zadataka KCSF-a;

Zainteresovani kandidati treba da imaju sledeće kvalifikacije i kompetencije:

  • Diplomu osnovnih studija (Bachelor) prava, ekonomije ili slična zanimanja, ili najmanje 5 godina relevantnog iskustva u odsustvu visokog obrazovanja;
  • Napredna znanja iz oblasti nabavki i prethodno iskustvo u vođenju ugovora sa spoljnim dobavljačima i konsultantima;
  • Napredno poznavanje zakonodavstva potrebnog za obavljanje dužnosti na radnom mestu, sa naglaskom na zakonodavstvo o radu;
  • Iskustvo u administrativnom radu, poželjno u organizacijama civilnog društva;
  • Sposobnost identifikovanja problema i pružanja rešenja;
  • Odlične sposobnosti koordinacije, i te analitičke i organizacione;
  • Odlično poznavanje računarskih programa, posebno Word i Excel;
  • Spremnost za profesionalno napredovanje, uključujući i softverske sisteme;
  • Dobre komunikacijske veštine na albanskom i engleskom jeziku, dok će se iste veštine srpskog jezika smatrati kao prednost.

Iako su gore navedene kvalifikacije obavezne, poželjno je da kandidati takođe imaju:

  • Profesionalni sertifikati u nabavci;
  • Iskustvo rada u softverskim sistemima nabavke, administraciji i/ili ljudskim resursima;
  • Vozačka dozvola – B kategorija.

Potrebna dokumenta za podnošenje prijave su:

  • CV
  • Motivaciono pismo

Gore navedena dokumenta treba poslati na e-mail adresu aplikimi@kcsfoundation.org do 27. maja 2022. U prvoj fazi prijave nisu potrebne nikakve dodatne informacije ili dokumenti.

Bezbednost podataka i principi privatnosti su veoma važni za nas. Mi ćemo tretirati vaše podatke u najstrožem poverenju.

KCSF namerava da angažuje službenika (cu) za Administraciju i Nabavke, počev od juna ili jula 2022. godine. Okruženje, uslovi rada i plata su odlični, dok se tačna plata odlučuje u zavisnosti od izabranog kandidata/kandidatkinje.

Biće kontaktirani samo kandidati koji uđu u uži izbor. U zavisnosti od kvaliteta prijava i broja kandidata (kandidatkinja) koji/e su ušli/e u uži izbor, KCSF može zahtevati od kandidata(a) koji su ušli u uži izbor da prođu dodatne testove i/ili intervjue.

U nedostatku odgovarajućih prijava, KCSF zadržava pravo da ne izabere nijednog od prijavljenih kandidata.

KCSF je organizacija koja ceni raznolikost među zaposlenima, posvećena je nediskriminaciji i obezbeđuje jednak tretman svih kandidata tokom procesa zapošljavanja, bez predrasuda, bez obzira na pol, rasu, veru, godine, nacionalnost, seksualnu orijentaciju, bračni status, mesto stanovanja, posebne potrebe ili boje.

Shikime 1,018
Kategoria Administratë
Skadon 27/05/22 (Ka skaduar!)
Orari Full Time
Lokacioni Prishtinë
KosovaJob is the largest employment network in Kosovo certified by Bureau Veritas with ISO 9001:2015 Quality Management