Asociacioni i Institucioneve Parashkollore Private

Project Officer

	 	 

Terms of Reference – Project Officer

Position: Project Officer in the Association of Private Preschool Institutions (hereinafter “the APPI”) for the UNICEF  Programme….(hereinafter “the Programme”).

Location: Association of Private Preschool Institutions in Prishtina

Duration: 11 months initially, renewable subject to satisfactory performance  

  1. General Background

The Association of Private Preschool Institutions in cooperation with UNICEF Kosovo Programme is implementing a project which has the focus on development of the organization’s (APPI) capacities to lobby on behalf of its members (i.e. private pre-school institutions), to further develop the quality of pre- school education being offered in general, to act and participate as a constructive stakeholder in policy making in both the local and central government(s), and to professionally enhance the capacities of its members in delivering quality pre-school education (through trainings, workshops, seminars, exchange of experiences with sister organizations from abroad).

  1. Responsibilities and tasks

This project accounts for a position of a Project Officer whose duty is to maintain daily administrative tasks in accordance to the project’s outline. The responsibilities and tasks of the Project Officer are as follows:

  • Ensuring that secretarial services are provided to the Programme's key stakeholders;
  • Organizing and implementing activities under the service contract, ensuring a timely delivery of outputs and their suitable quality including the preparation of reports in relation to the service contract and to the Programme monitoring;
  • Maintaining smooth and regular communication with all parties concerned (i.e. potential applicants, beneficiaries and the other Programme key stakeholders);
  • Providing support to APPI in amending Programme documents or procedures.
  • Monitoring of APPI projects that will be implemented under the Programme;
  • Attending the coordination meetings between the two APPI and the UNICEF meetings, as well as any other the Programme related meetings/events.
  • Managing technical assistance
    • Participates in preparation of a inception and other technical assistance related reports;
    • Assists Financial Officer in preparation of a procurement documentation for services to be contracted under TA Service Contract;
    • Assists Financial Officer in management of the results of procurement procedure and preparation of executions of contracts, including checks on invoices and related technical documentation.
  • Calls for Proposals
    • Draft a timetable for each Call for Proposals;
    • Organize partner search forums if deemed appropriate;
    • Assists and gives support to CFCU for Calls for Proposals and all related documentation;
    • Ensure publication of Calls for Proposals in all appropriate media;
    • Organize workshops for potential applicants;
    • Assists and gives support to APPI in preparation of answers on all queries for Calls for Proposals from interested applicants by the relevant deadlines;
    • Assist with the receipt, registration and storage of proposals received if needed;
    • Provide support in budgetary clearing of selected projects;
    • Provide support in drafting lists of grant awarded for publication;
    • Record statistical information on each Call for Proposals.
  • Project monitoring
    • Support in drafting an Implementation Package for beneficiaries;
    • Support in organization of Implementation Seminars for beneficiaries;
    • Open and maintain files for each contract;
    • Maintain a help-line for beneficiaries;
    • Draft an indicative monitoring visit schedule;
    • Conduct monitoring visits, draft monitoring visit reports and follow up;
    • Keep relevant up-to-date project information in electronic form.
  • Programme monitoring
    • Participates in drafting the APPI Annual Work Plan;
    • Draft Annual Implementation Reports ;
    • Provide support when evaluation of the Programme is conducted;
    • Draft and/or amend Programme documents and relevant procedures as required;
    • Provide the secretarial function of the APPI.
  • Publicity, visibility and information
    • Participates in drafting of a Communication Action Plan;
    • Assist with the maintenance of the APPI’s social media;
    • Participates in organization of events as indicated in the APPI Annual Work Plans, timetables for Calls for Proposals, and/or Communication Action Plan;
    • Assist with preparation and production of printed materials as indicated in the APPI work plans and/or Communication Action Plan.

Formally, the Project Officer will be reporting to the Head of the APPI as the Team Leader, and the person responsible on behalf of UNICEF Kosovo Programme through monthly reports. The position includes travelling, mainly throughout the Programme area for the following reasons:

  1. Professional requirements

The Project Officer must fulfill the following conditions and have the following qualifications and experience:

Qualification and skills

  • University degree (Bachelor's Degree, which includesminimum 180–240 ECTS credits or higher)
  • Fluency in both written and spoken English;
  • Good communication skills;
  • Computer literacy;
  • Driving license (B category).

General professional experience

  • Minimum 1 year of general professional experience after the University degree;

Specific professional experience

  • Minimum 1 year of experience in programmes/projects funded by the EU or other donors, preferably in grant schemes;
  • Experience in project monitoring.

If you are interested in this opportunity, please send us a CV and a motivation letter no later than January 21, 2022 midnight to aipp-kosova@hotmail.com with the subject: Application for Project Officer


Termat e Referencës – Zyrtari i Projektit

Pozicioni: Zyrtar Projekti në Shoqatën e Institucioneve Parashkollore Private (më tej “APPI”) për Programin e UNICEF-it….(më tej “Programi”).

Vendndodhja: Asociacioni i Institucioneve Parashkollore Private në Prishtinë

Kohëzgjatja: 11 muaj fillimisht, e rinovueshme, në varësi të performancës së kënaqshme

  1. Sfondi i përgjithshëm

Asociacioni i Institucioneve Private Parashkollore në bashkëpunim me Programin e UNICEF-it në Kosovë është duke zbatuar një projekt i cili ka në fokus zhvillimin e kapaciteteve të organizatës (APPI) për të lobuar në emër të anëtarëve të saj (p.sh. institucionet private parashkollore), për të zhvilluar më tej cilësinë. të ofrimit të arsimit parashkollor në përgjithësi, të veprojë dhe të marrë pjesë si një palë e interesuar konstruktive në politikëbërjen si në qeverisjen(at) vendore ashtu edhe në atë qendrore, dhe për të rritur profesionalisht kapacitetet e anëtarëve të tij në ofrimin e arsimit cilësor parashkollor (nëpërmjet trajnime, punëtori, seminare, shkëmbim përvojash me organizata simotra nga jashtë).

  1. Përgjegjësitë dhe detyrat

Ky projekt përbën një pozicion të një zyrtari të projektit, detyra e të cilit është të mbajë detyrat e përditshme administrative në përputhje me skicën e projektit. Përgjegjësitë dhe detyrat e Zyrtarit të Projektit janë si më poshtë:

  • Sigurimi që shërbimet e sekretarisë u ofrohen palëve kryesore të interesit të Programit;
  • Organizimi dhe zbatimi i aktiviteteve sipas kontratës së shërbimit, sigurimi i ofrimit në kohë të rezultateve dhe cilësisë së tyre të përshtatshme duke përfshirë përgatitjen e raporteve në lidhje me kontratën e shërbimit dhe monitorimin e Programit;
  • Mbajtja e komunikimit të qetë dhe të rregullt me ​​të gjitha palët e interesuara (d.m.th. aplikantët e mundshëm, përfituesit dhe palët e tjera kryesore të interesit të Programit);
  • Sigurimi i mbështetjes për APPI në ndryshimin e dokumenteve ose procedurave të Programit.
  • Monitorimi i projekteve APPI që do të zbatohen në kuadër të Programit;
  • Pjesëmarrja në takimet koordinuese ndërmjet dy APPI-ve dhe takimeve të UNICEF-it, si dhe në çdo takim/ngjarje tjetër që lidhet me Programin.
  • Menaxhimi i asistencës teknike
  • Merr pjesë në përgatitjen e raporteve fillestare dhe të tjera të asistencës teknike;
  • Ndihmon Zyrtarin Financiar në përgatitjen e dokumentacionit të prokurimit për shërbimet që do të kontraktohen në bazë të kontratës së shërbimit të AT;
  •  Ndihmon Zyrtarin Financiar në menaxhimin e rezultateve të procedurës së prokurimit dhe përgatitjen e ekzekutimeve të kontratave, duke përfshirë kontrollet e faturave dhe dokumentacionit teknik përkatës.
  • Thirrje për propozime
  • Hartimi i një plani kohor për çdo Thirrje për Propozime;
  • Organizoni forume të kërkimit të partnerëve nëse gjykohet e përshtatshme;
  • Ndihmon dhe i jep mbështetje CFCU për Thirrjet për Propozime dhe të gjithë dokumentacionin përkatës;
  •  Sigurimi i publikimit të thirrjeve për propozime në të gjitha mediat përkatëse;
  •  Organizimi i seminareve për aplikantët e mundshëm;
  •  Ndihmon dhe i jep mbështetje APPI-së në përgatitjen e përgjigjeve për të gjitha pyetjet për Thirrjet për Propozime nga aplikantët e interesuar brenda afateve përkatëse;
  • Ndihmon me marrjen, regjistrimin dhe ruajtjen e propozimeve të marra nëse është e nevojshme;
  •  Sigurimi i mbështetjes në pastrimin buxhetor të projekteve të përzgjedhura;
  •  Sigurimi i mbështetjes në hartimin e listave të granteve të dhëna për publikim;
  •  Regjistroni informacionin statistikor për çdo Thirrje për Propozime.
  • Monitorimi i projektit
  • Mbështetje në hartimin e një Pakete Implementuese për përfituesit;
  • Mbështetje në organizimin e seminareve zbatuese për përfituesit;
  •  Hapja dhe mbajtja e dosjeve për çdo kontratë;
  •  Mbajtja e linjës së ndihmës për përfituesit;
  •  Hartimi i një plani indikativ të vizitave monitoruese;
  • o Kryerja e vizitave monitoruese, hartimi i raporteve të vizitave monitoruese dhe ndjekja e tyre;
  • o Mbani informacionin e përditësuar të projektit në formë elektronike.
  • Monitorimi i programit
  • Merr pjesë në hartimin e Planit Vjetor të Punës APPI;
  •  Draft Raportet Vjetore të Zbatimit;
  •  Sigurimi i mbështetjes kur bëhet vlerësimi i Programit;
  •  Hartimi dhe/ose ndryshimi i dokumenteve të Programit dhe procedurave përkatëse sipas nevojës;
  • Siguroni funksionin sekretar të APPI.
  • Publiciteti, dukshmëria dhe informacioni
  • Merr pjesë në hartimin e Planit të Veprimit të Komunikimit;
  •  Ndihmoni me mirëmbajtjen e mediave sociale të APPI;
  • Merr pjesë në organizimin e ngjarjeve siç tregohet në Planet Vjetore të Punës të APPI, oraret për Thirrjet për Propozime dhe/ose Planin e Veprimit të Komunikimit;
  •  Ndihmon me përgatitjen dhe prodhimin e materialeve të printuara siç tregohet në planet e punës të APPI dhe/ose Planin e Veprimit të Komunikimit.

Zyrtarisht, zyrtari i projektit do t'i raportojë Udhëheqësit të APPI-së si Udhëheqës i Ekipit, dhe personi përgjegjës në emër të Programit të UNICEF-it në Kosovë përmes raporteve mujore. Pozicioni përfshin udhëtime, kryesisht në të gjithë zonën e Programit për arsyet e mëposhtme:

  1. Kërkesat profesionale

Zyrtari i Projektit duhet të plotësojë kushtet e mëposhtme dhe të ketë kualifikimet e mëposhtme dhe

përvojë:

  • Diplomë universitare (Diplomë Bachelor, e cila përfshin minimalisht 180–240 kredite ECTS ose më të larta)
  • Njohuri rrjedhshëm në gjuhën angleze të shkruar dhe të folur;
  • Aftesi te mira komunikimi;
  • Njohuri kompjuterike;
  • Leje drejtimi (kategoria B).

Përvojë e përgjithshme profesionale

  • Minimumi 1 vit përvojë e përgjithshme profesionale pas diplomimit universitar;

Përvojë specifike profesionale

  • Minimumi 1 vit përvojë në programe/projekte të financuara nga BE-ja ose donatorë të tjerë, mundësisht në skemat e granteve;
  • Përvojë në monitorimin e projekteve.

Nëse jeni të interesuar për këtë mundësi, ju lutemi na dërgoni një CV dhe një letër motivimi jo më vonë se 21 Janar, 2022 në mesnatë në adresën aipp-kosova@hotmail.com me temë: Aplikim për Zyrtar Projekti

Shikime 1143
Kategoria Administratë
Skadon Ka skaduar!
Orari Full Time
Lokacioni Prishtinë
KosovaJob is the largest employment network in Kosovo certified by Bureau Veritas with ISO 9001:2015 Quality Management
Follow Us
Copyright © 2022 - KosovaJob LLC
Copyright © 2022 - KosovaJob LLC